Outlook - Options avancées avec Exchange

Référence : BUR-OUT-SV2-PFEX

* Version Office 2013

** Version Office 2016

Cette formation prépare à la certification PCIE

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Infos pratiques

  • Durée : 1 jour soit 7 heures
  • Tarif public intra : à partir de 680 € / jour
  • Tarif public inter : 275 € / jour / personne
  • Population visée : Ouvrier – Employé – Employé qualifié – Cadre – Cadre supérieur
  • Public concerné : Toute personne souhaitant utiliser les fonctions avancées d’Outlook liées à un serveur MS Exchange.

Programme

Objectifs pédagogiques

A l’issue de cette formation, l’apprenant sera capable de :

  • Utiliser et configurer les options avancées de la messagerie
  • Créer un rendez-vous et un évènement sur Outlook
  • Créer une réunion et inviter des participants
  • Créer une tâche, la rendre périodique et l’assigner à un collaborateur
  • Archiver ses messages
  • Gérer l’absence de bureau
  • Déléguer un module d’Outlook

Pré-requis

  • Connaissance de l’environnement Windows
  • Utilisation régulière du module messagerie d’Outlook et connaissances des fonctionnalités de base

Objectifs opérationnels et contenu de la formation

Revoir les fonctionnalités de la messagerie et les options avancées

  • Critères d’importance
  • Critère de diffusion
  • Les options de suivi : accusé réception et confirmation de lecture, bouton de vote
  • Configurer les options de remise
  • Utilisation du suivi de message (drapeau)
  • Utilisation des catégories
  • Le volet de personnes

Utiliser le gestionnaire d’absence de bureau

  • Mise en route et désactivation
  • Création d’une règle "serveur" de gestion automatique des mails

Créer des dossiers

  • Rappel sur la création d’un dossier
  • Gérer l’affichage d’un dossier
  • Rappel sur les règles de tri
  • Création d’un dossier de recherche
  • Configuration et utilisation des actions rapides

Archiver ses messages

  • Enregistrer un message en fichier autonome (*.msg)
  • Utilisation des fichiers de données Outlook (*.pst) : fermer et ouvrir un fichier *.pst
  • Rappel concernant la date d’expiration des messages
  • Configurer les options d’archivage automatique
  • Lancer un archivage ponctuel

Naviguer dans le calendrier

  • Présentation de l’interface

Créer un rendez-vous ou d'un évènement

  • Création d’un nouveau rendez-vous ou d’un évènement
  • Programmer un rappel sur un rendez-vous
  • Modification et suppression d'un rendez-vous
  • Création d’un rendez-vous périodique
  • Ajouter un compte rendu à un rendez-vous

Créer une réunion

  • Inviter des participants à une réunion
  • Explication des degrés d’invitation (obligatoire, facultatif et ressource)
  • Gérer les réponses à une invitation
  • Utilisation du volet planification et recherche de disponibilité
  • Répondre à une demande de réunion

Personnaliser le calendrier

  • Personnalisation de l’affichage
  • Les options du calendrier : ajout de numéro de semaine, jours fériés, semaine de travail, horaires…
  • Personnalisation des catégories
  • Superposition de calendriers.

Créer une tâche

  • Présentation
  • Créer une tâche simple et ajouter un rappel
  • Créer une tâche périodique
  • Assigner une tâche
  • Récupérer une tâche

Déléguer un module d’Outlook

  • Déléguer un module d’Outlook
  • Ouvrir un module délégué
  • Utilisation d’un calendrier délégué
  • Présentation de l’option "privé" dans les contacts, tâches et rendez-vous

Méthodes et moyens

  • Explications théoriques suivies de pratiques guidées puis de mises en autonomie
  • Votre formation a lieu en présentiel :
    • 1 vidéoprojecteur par salle
    • 1 ordinateur
  • Votre formation se déroule à distance avec :
    • 1 ordinateur
    • 1 connexion Internet
    • 1 adresse e-mail valide
    • 1 équipement audio (micro et enceintes ou casque)
    • 1 Webcam (facultatif – dans l’idéal)
    • 1 deuxième écran (facultatif – dans l’idéal)
  • Votre formation se déroule sur notre plate-forme de formation avec :
    • 1 ordinateur
    • 1 connexion Internet
    • 1 adresse e-mail valide
    • 1 équipement audio (micro et enceintes ou casque - facultatif)

Méthodes d’évaluation des acquis

L’acquisition des compétences de la formation se fait à travers le suivi du formateur tout au long de la formation (séquences synchrones et asynchrones). Elle s’appuie également sur la réalisation d’exercices et de TP. Enfin, des quiz s’ajoutent aux différents outils de validation de l’acquisition des compétences visées.
Une évaluation est systématiquement réalisée par chaque stagiaire, à l’issue de la formation.

Profil formateur

Nos formateurs sont certifiés à l’issue d’un parcours organisé par nos soins. Ils bénéficient d’un suivi de maintien et d’évolution de leurs compétences aussi bien au niveau technique que pédagogique.
Chacun de nos formateurs a bénéficié d’une formation spécifique à l’animation de classe virtuelle et à l’utilisation des solutions de formation à distance du Groupe ARKESYS.

Support stagiaire

À l’issue de la formation, les exercices et travaux pratiques réalisés, leurs corrigés ainsi qu’un support de cours dématérialisé sera fourni à chaque stagiaire par e-mail ou via la plate-forme FOAD.

Accessible à tous

Cette formation est accessible à toute personne en situation de handicap. Notre référent handicap prendra contact avec les stagiaires concernés pour adapter l’animation à leurs besoins et rendre l’apprentissage accessible à tous. Enfin, nos centres de formation sont accessibles aux personnes à mobilité réduite.