Microsoft 365 - Gestion Électronique des Documents Mixte : présentiel / à distance

• Toute personne souhaitant acquérir une démarche efficace dans la gestion des documents électroniques sur son PC ou son Mac et sur Microsoft 365

• Connaissance de l'environnement Windows Connaissance de l'environnement Windows ou Mac OS
• Utilisation basique de Microsoft 365.

À l'issue de cette formation, l'apprenant sera capable de :

• Formaliser le classement et l'archivage des documents électroniques et des mails
• Définir des règles de classement et d'organisation de qualité
• Respecter la législation en matière de conservation des documents électroniques
• Utiliser les outils de stockage en Cloud de Microsoft 365

Jour 1 – Matin

Rappel de la législation

• Combien de temps conserver les documents ?
• Version papier
• Version électronique
• Quels sont les formats reconnus par la loi ?

Maîtriser l'organisation informatique au sein de son entreprise

• Interlocuteurs
• Organisation des serveurs :
• Webmail
• Dossier professionnel partagé
• Dossier personnel

Maîtriser techniquement la gestion de dossiers sur son ordinateur

• Créer, renommer, déplacer, supprimer un dossier
• Utilisation des favoris
• Utilisation des bibliothèques de fichier

Choisir une méthode de classement

• Classement chronologique
• Classement thématique
• Classement géographique

Choisir comment nommer un fichier ou un dossier

• Mots clefs
• Version
• Extension de fichier
• Informations et propriétés

Rechercher un fichier ou un dossier

• La recherche instantanée
• La recherche avancée
• L'indexation et son rôle dans la vitesse de recherche

Archiver ses données

• Règles et conseil d'archivage
• Utiliser les fonctionnalités de Windows et/ou Mac OS
• Créer un dossier compressé

Gestion de version et utilisation de la révision

• Retour sur le nommage des fichiers
• Activer et utiliser la révision dans le logiciel Office

Jour 1 – Après-midi
Se repérer dans Microsoft 365

Stocker et partager avec OneDrive

• Stockage associé au compte
• Installer et utiliser l'application pour une utilisation hors ligne
• Gérer la synchronisation

Naviguer dans SharePoint Online

• Découverte de la navigation SharePoint
• Les différents types de sites
• Structure du site d'équipe
• Comprendre la structure d'un site
• Présentation des bibliothèques et listes

Comprendre les bibliothèques

• Les types de bibliothèque
• Le ruban et le menu du document
• Ouvrir un document
• Modifier un document
• Extraire/archiver un document
• Ajouter un document
• L'approbation et les versions
• Partager un document

Questions/Réponses

• Formaliser le classement et larchivage des documents électroniques et des mails
• Définir des règles de classement et dorganisation de qualité
• Respecter la législation en matière de conservation des documents électroniques
• Utiliser les outils de stockage en Cloud de Microsoft 365

• Explications théoriques suivies de pratiques guidées puis de mises en autonomie.
• Exercices autonomes et réguliers pour assurer l'assimilation

Votre formation a lieu en présentiel :

• 1 vidéoprojecteur par salle
• 1 ordinateur

Votre formation se déroule à distance avec :

• 1 ordinateur
• 1 connexion Internet
• 1 adresse e-mail valide
• 1 équipement audio (micro et enceintes ou casque)
• 1 Webcam (facultatif – dans l'idéal)
• 1 deuxième écran (facultatif – dans l'idéal)

Votre formation se déroule sur notre plate-forme de formation avec :

• 1 ordinateur
• 1 connexion Internet
• 1 adresse e-mail valide
• 1 équipement audio (micro et enceintes ou casque - facultatif)

Support stagiaire :

À l'issue de la formation, les exercices et travaux pratiques réalisés, leurs corrigés ainsi qu'un support de cours dématérialisé sera fourni à chaque stagiaire par e-mail ou via la plate-forme FOAD.