Ah, les outils de collaboration ! Vous avez sans doute entendu ce terme environ 273 fois par mois depuis 2020… mais ce n’est pas plus mal ! En effet, les outils numériques de collaboration sont une véritable petite révolution de nos modes de travail. Et il ne s’agit pas que du partage de documents ! Focus sur 5 usages des outils de collaboration.
1- Pour organiser votre emploi du temps
Finis les embouteillages dans votre agenda ! À l’aide d’outils comme Outlook ou Microsoft Bookings, vous pouvez choisir de partager votre agenda professionnel à toute personne susceptible d’en avoir besoin. Vous pouvez même programmer une acceptation automatique pour tous les créneaux disponibles. L’agenda se remplira de lui-même, et vous n’aurez plus qu’à assister aux événements grâce aux notifications !
2- Pour avancer en temps réel
Quoi de plus pénible que les circuits de validation interminables par e-mail ? Ne serait-ce pas tellement plus simple de pouvoir vérifier les modifications effectuées par chacun à tout moment ?… Eh bien c’est possible ! Les documents, présentations, tableurs, et n’importe quels autres formats partagés peuvent être commentés et/ou modifiés par tous les collaborateurs autorisés grâce à des outils tels que OneDrive. De quoi accélérer vos procédures !
3- Pour gérer ses tâches… et celles des autres !
Pour ne plus jamais demander l’état d’avancement d’une tâche terminée il y a trois jours, utilisez les outils collaboratifs ! Les logiciels ou plateformes de gestion de projet comme Planner vous permettent de partager une liste de tâches à effectuer dans le cadre d’un projet avec vos collègues. Vous pouvez ajouter, modifier, supprimer, et même commenter des tâches. Ainsi, en vérifiant vos tâches du jour, vous pouvez vous informer sur ce qui a déjà été accompli !
4- Pour prendre des notes
Assez basique, mais essentielle : la fonctionnalité prise de notes. Idéaux pour les comptes-rendus de réunion, les outils collaboratifs comme OneNote permettent d’informer vos collègues dans la seconde où la réunion se termine ! De plus, en ayant le compte-rendu sous les yeux dès la fin de la réunion, chacun aura la possibilité de compléter, corriger, ou supprimer un élément sans avoir besoin d’envoyer un e-mail en urgence au scribe ! Plus de stress !
5- Pour tout centraliser
Saviez-vous qu’il existe des réseaux sociaux d’entreprise ? Souvent considérés comme moins rigides qu’un intranet, des plateformes comme Microsoft Teams sont dédiées aux entreprises, et ont pour objectif de fluidifier l’usage des outils de collaboration. Plus besoin de se perdre parmi les différents logiciels, tout est centralisé !
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Crédit image : ©Unsplash – Scott Graham
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