Outlook – Options avancées

Référence : BUR-OUT-SV2-PF

* Version Office 2013

** Version Office 2016

Cette formation prépare à la certification PCIE

Infos pratiques

  • Durée : 1 jour soit 7 heures
  • Tarif public intra : à partir de 680 € / jour
  • Tarif public inter : 250 € / jour / personne
  • Population visée : Ouvrier – Employé – Employé qualifié – Cadre – Cadre supérieur
  • Public concerné : Toute personne souhaitant utiliser les fonctions avancées d’Outlook.

Programme

Objectifs pédagogiques

A l’issue de cette formation, l’apprenant sera capable de :

  • Utiliser et configurer les options avancées de la messagerie
  • Créer un rendez-vous et un évènement sur Outlook
  • Créer une tâche, la rendre périodique et l’assigner à un collaborateur
  • Archiver les messages automatiquement

Pré-requis

  • Connaissance de l’environnement Windows
  • Utilisation régulière du module messagerie d’Outlook et connaissances des fonctionnalités de base

Objectifs opérationnels et contenu de la formation

Archiver ses messages

  • Enregistrer un message en fichier autonome (*.msg)
  • Utilisation des fichiers de données Outlook (*.pst) : fermer et ouvrir un fichier *.pst
  • Rappel concernant la date d’expiration des messages
  • Configurer les options d’archivage automatique
  • Lancer un archivage ponctuel

Naviguer dans le calendrier

  • Présentation de l’interface

Créer un rendez-vous ou d'un évènement

  • Création d’un nouveau rendez-vous ou d’un évènement
  • Programmer un rappel sur un rendez-vous
  • Modification et suppression d'un rendez-vous
  • Création d’un rendez-vous périodique
  • Ajouter un compte rendu à un rendez-vous

Créer une réunion

  • Inviter des participants à une réunion
  • Explication des degrés d’invitation (obligatoire, facultatif et ressource)
  • Gérer les réponses à une invitation
  • Répondre à une demande de réunion

Personnaliser le calendrier

  • Personnalisation de l’affichage
  • Les options du calendrier : ajout de numéro de semaine, jours fériés, semaine de travail, horaires…
  • Personnalisation des catégories
  • Superposition de plusieurs calendriers

Créer une tâche

  • Présentation
  • Créer une tâche simple et ajouter un rappel
  • Créer une tâche périodique
  • Assigner une tâche
  • Récupérer une tâche

Maîtriser les fonctionnalités de la messagerie et les options avancées : rappels

  • Critères d’importance
  • Critères de diffusion
  • Les options de suivi : accusé réception et confirmation de lecture
  • Utilisation du bouton de vote
  • Configurer les options de remise
  • Utilisation du suivi de message (drapeau)
  • Utilisation des catégories
  • Le volet de personnes

Créer des dossiers

  • Rappel sur la création d’un dossier
  • Gérer l’affichage d’un dossier
  • Rappel sur les règles de tri
  • Création d’un dossier de recherche
  • Création d’un dossier groupe
  • Configuration et utilisation des actions rapides

Méthodes et moyens

  • Explications théoriques suivies de pratiques guidées puis mises en autonomie
  • 1 vidéoprojecteur par salle
  • 1 ordinateur par stagiaire

Méthodes d’évaluation des acquis

  • Exercices de synthèse et d’évaluation
  • Evaluation de fin de stage

Profil formateur

Nos formateurs sont certifiés à l’issue d’un parcours organisé par nos soins. Ils bénéficient d’un suivi de compétences aussi bien au niveau technique que pédagogique.

Support stagiaire

  • Support papier ou électronique (dématérialisé)
  • Les exercices d’accompagnement peuvent être récupérés sur clef USB