Office 365 - Les outils et services pour la gestion documentaire

Référence : 19003-171020-3-OFF

Infos pratiques

  • Durée : 1 jour soit 7 heures
  • Population visée : Ouvrier – Employé – Employé qualifié – Cadre – Cadre supérieur
  • Public concerné : Toute personne qui utilise et/ou organise le stockage documentaire sur SharePoint Online ou par l'intermédiaire de fichiers de groupe, souhaitant exploiter et personnaliser les propositions standards de l'interface et des propriétés.

Programme

Objectifs pédagogiques

A l’issue de cette formation, l’apprenant sera capable de :

  • Créer, stocker, partager des documents en ligne dans l'espace collaboratif SharePoint Online ;
  • Paramétrer l'interface et les propriétés de chaque site, bibliothèque et liste.

Pré-requis

  • Avoir suivi les formations " - Office 365 - Vue d'ensemble et prise en main des outils de communication " et " - Office 365 - Les outils et services pour le partage et le travail collaboratif ", ou posséder les connaissances et compétences équivalentes.

Objectifs opérationnels et contenu de la formation

Présentation d'Office 365

  • Une nouvelle offre de services
  • Des serveurs multiples en ligne
  • Des clients sur chaque périphérique
  • Des abonnements adaptés
  • Gérer son compte

Stocker et partager avec OneDrive

  • Stockage associé au compte
  • Installer et utiliser l'application pour une utilisation hors ligne
  • Gérer la synchronisation

 

Naviguer dans SharePoint Online

  • Découverte de la navigation SharePoint
  • Le site d'équipe standard
  • Le site d'équipe de groupe (nouvelle interface)
  • Structure du site d'équipe
  • Comprendre la structure d'un site
  • Présentation des bibliothèques et listes

Comprendre les bibliothèques

  • Les types de bibliothèque
  • Le ruban et le menu du document
  • Ouvrir un document
  • Modifier un document
  • Extraire/archiver un document
  • Ajouter un document
  • L'approbation et les versions
  • Partager un document
  • Créer des alertes sur un document, sur la bibliothèque
  • Ajouter une application de type bibliothèque

Utiliser Word, Excel, PowerPoint et OneNote Online

  • Créer des documents Office Online
  • Importer des fichiers du disque dur
  • Sauvegarder ses documents Office en ligne
  • Modifier des documents à plusieurs

Exploiter les listes

  • Les listes d'annonces
  • Les listes de contact
  • Les listes de type forum
  • Les listes de liens
  • Les listes de type calendrier
  • Les listes de tâches
  • Les listes personnalisées
  • Ajouter une application de type liste

Gérer la sécurité

  • Niveaux de permissions
  • Groupes de sécurité SharePoint
  • Sécuriser un site
  • Sécuriser une liste/bibliothèque
  • Sécuriser un élément de liste ou un document

Créer un site

  • Les différents types de sites
  • Ajouter des bibliothèques et des listes
  • Gérer les paramètres avancés
  • Extraction
  • Approbation
  • Historique de versions
  • Types de contenus
  • Affichages

 

  • Gérer la navigation
  • Gérer les autorisations

PowerApp

  • Créer facilement des applications de saisie de formulaires de listes SharePoint pour tablettes et smartphones

Flow

  • Créer facilement des workflows dans Office 365

Méthodes et moyens

  • Explications théoriques suivies de pratiques guidées puis mises en autonomie
  • 1 vidéoprojecteur par salle
  • Stage en mode "In Class": 2 téléviseurs et 1 caméra HD par salle
  • 1 ordinateur par stagiaire

Méthodes d’évaluation des acquis

  • Exercices de synthèse et d’évaluation
  • Evaluation de fin de stage

Profil formateur

Nos formateurs sont certifiés à l’issue d’un parcours organisé par nos soins. Ils bénéficient d’un suivi de compétences aussi bien au niveau technique que pédagogique.

Support stagiaire

  • Support papier ou électronique (dématérialisé)
  • Les exercices d’accompagnement peuvent être récupérés sur clef USB